私はあるメーカーを昨年定年退職しました。ユーザー企業のIT部門に長年勤めてきた立場から「企業における業務可視化の実情」について率直に書いて欲しいと言われ、今までの長いサラリーマン経験の中で感じてきたことを少し書いてみます。

そもそも「可視化」という発想がない?

業務を「可視化」することは必要か、不要かと問われたときに不要と思う人はいないでしょう。多くの労力を使わずに可視化できるのであればそれを否定する人はいないはずです。しかし、企業の経営者やラインマネージャーには、日頃から業務をわざわざ可視化した上で改善しようと発想する人はそう多くはいません。

企業には経営陣がいて、その配下にそれぞれの役割を任せられた部門があります。その各部門のトップは当然、自部門のマネジメントをしていて自分たちの仕事がなにかを知り尽くしています。

企業は事業を継続、成長していくためにトップから経営方針が提示され、それに基づいて各部門の長は自部門の業務目標を立案し、１年間（もしくは半年）目標達成に向けて業務を推進していきます。もちろん、目標を達成するために改善もしていきます。しかしながらその改善施策も自らがよくわかっている業務についてなのでわざわざ全体を可視化して一から見直そうという発想はなかなか出てきません。

誰が旗を振るのか?

では、どうすれば可視化、つまりBPM（ビジネス・プロセス・マネジメント）の必要性を感じ、導入しようと思うようになるのでしょうか？

みなさん薄々必要性を感じてはいると思いますが、肝心の「誰が」がありません。会社の業務プロセスを全体管理している部門を持っているところなんてそうはありません。おそらくそこが「可視化」、つまりBPMが浸透しない要因の一つです。

全く新しい機能をもつ部門をつくるのは容易ではありません。そこで代替者になれる、なるべきなのがIT（情報システム）部門です。会社によって多少違いがあるかもしれませんが、これまで会社の業務をIT化してきた彼らが一番全体と各組織間の繋がりを知っている（であろう）からです。情シスのみなさん、是非、手を挙げて旗を振ってください。

IT化するだけが生産性の向上ではない

“コト”は急ぎます。世の中の状況がここ最近、急激に変化しだしてきました。高齢化問題やコロナ禍により、働き方が今までと同じでは成長どころか現状維持さえ難しくなってきています。そうした中で企業が生き残っていくためにはなにをしなければならないでしょうか。IT化でしょうか？

人がいなければ、効率を上げて生産性の向上を図り、少ない人材でも業務を回せるようにする。その生産性を向上させる手段の一つはITによって業務効率をあげることです。しかし、今までIT化を進めてきて本当に生産性は向上しているでしょうか？

「働き方改革」を推進する上で基盤の一つとなるITも人材の側面でいえば「2025年の崖」でも提起されているように将来おこるであろう深刻なIT人材不足問題もあり、思うようにIT化が進まなくなるかもしれません。そうなるとIT化計画自体も効率よく推進していくことが必要になってきます。

部門を超えて

業務の効率を上げるため、そして効率のよいIT化計画を立案するには、本当に業務としてボトルネックになっている箇所、もしくは余裕（無駄）のある箇所などに気づき、それを課題として解決していくことが必要です。そのためには自部署を超え他部署との連携を知ることも大事です。

「気づき」の単純な例でいうと前工程の部署ですでにチェックをしているのに、また自部署で同じチェックをしているなどです。

そういった気づきから課題を見つけるためには、部門を超えて業務を可視化すること、つまり業務プロセスを描いて問題に気づき、課題として挙げてそれに対する施策を打つことが大事です。施策は何もすべて自動化するとか、ワークフローシステム化するとかではありません。人の配置を変えることや仕事の順番を入れ替えるだけでも解決できることもあります。

また近年、働き方改革で話題となっているワークシェアリング。これを検討するにも部門を超えた現状業務の分析は不可欠です。

ぜひ一度、業務プロセス図を描いて可視化して課題を見つけてみてください（Ranabaseで簡単に始められますよ！）。そこにはきっと新しい発見があるはずです。