業務フローにも様々な表記法がありますが、業務改善やDX推進のために初めて業務の可視化に挑もうとする皆様に
ご推奨したい表記法とそのメリットを
ご紹介させて頂きます。
物事の進め方や判断基準が複雑な場合、これを文字だけで表そうとすると正確に伝わらないことがあります。このような場合「行動」や「判断」を1ステップ毎に図形化し、流れ図として表すことがあります。これをフローチャートといいます。組み立て式の家具や家電製品の初期セットアップのマニュアルを読むと、1. 同梱物の確認、2. 道具の準備 (〇〇を既にお持ちの方は3へ)… などと、進め方や判断基準が構造的に説明されます。これらもフローチャートの一種といえます。
フローチャートの起源は、1920年代 ASME(アメリカ機械工学会)の会員であったFrank and Lillian Gilbreth (ギルブレス夫妻)が考案した、作業員の仕事の流れを構造的に文書化する技法であったと言われます。この表記法はGilbrethさんの氏名を逆さにして”Therbligs”と呼ばれたそうです。注目すべきは、その当時からフローチャートを描く目的は、プロセスの無理や無駄を見つけ、生産性の向上を目指すことだという事。生産の現場では、プロセスは互いに密接に関連しあっているので、一箇所を変えると他のいろいろな箇所に影響が及びます。だから全体をグラフィカルに可視化し、みんなが理解できるようにしなければならないと。
その後、プロセスの可視化技法は生産工学の分野から、コンピュータ工学や経営の分野にも拡がり、皆さんも一度は見たことがあるであろうフローチャートの代表的なシンボルが固まってゆきました。
初期のフローチャートの記号は下図のようなシンプルなものでした。行動や処理(Processing)は長方形、処理に対する情報のインプット/アウトプットは平行四辺形、判断(Decision)には菱形、そしてプロセスの開始や終了(Termination)は長円で表し、互いに接続線で結びます。これだけでも十分に処理のロジックやアルゴリズムを表現することができます。フローチャートツールが手元にない時や、紙や白板に手書きする時に、この4種類を適切に使えるとカッコ良いので是非覚えておいてください。
手書きフローチャートのサンプル
前述の通りフローチャートには約100年の歴史があり、さまざまな用途・目的別にさまざまな表記法が生み出されてきました。フローにする対象を業務プロセスに絞る場合、これを「業務フロー」と呼ぶことが一般的です。これから自社の業務プロセスの可視化と改善に挑もうとする皆様にとってどの表記法に乗るのが良いかという観点から、代表的な業務フローの表記法を紹介させて頂きます。
日本でフォーマルなフローチャートの書き方といえば唯一、このJIS規格が該当します。但し、用途は”情報処理用流れ図”、”プログラム網図”、”システム資源図”とされており、人の業務プロセスを描くための表記法ではありません。
データがファンクションを起動し、ファンクションがデータを生み出す。このデータがまた次のファンクションを起動する…というようにデータとファンクションを数珠繋ぎにしてプロセスを表す表記法です。システム設計のシーンではお馴染みですが、基本的にはデータに焦点が当てられており、データに影響を与えない人間のプロセスや、そのプロセスが起動されるタイミング等が表現できないため、こちらも業務プロセスを描くには不十分です。
日本経営協会 (NOMA) の理事であった、三枝鐘介氏によって考案された表記法。事務プロセスを表記する目的に特化し、比較的シンプルであることが特徴。
学校法人産業能率大学によって考案された表記法。”FAX”、”郵便”など、事務プロセスに登場する手段/設備を表す記号が用意され、実情をより具体的に表現できることが特徴。
いずれも企業の株式公開や内部統制対応に必要とされる業務フローの表記法として国内に広く普及しましたが、日本国内でしか認知されていない事、帳票の転記・捺印・保管など紙文化を前提とした記号が多数用意されているが、これを使いこなさないとあまり価値がないことなどから、デジタル化を目指して業務改善を行おうとする現代において、今更覚える必要のあるものではないかと思われます。
数ある業務フロー表記法を統一することを目的にアメリカのBusiness Process Management Initiative (BPMI) が開発、標準化団体であるOMG (Object Management Group) が保守している表記法。2013年に国際規格 ISO/IEC 19510:2013になりました。BPMNで表記されたフローはXML形式のファイルにダウンロードし、ツール間の受け渡しが可能です。描いた業務フローがコード化(プログラム言語化)されるということは、その構造を機械的に比較分析したり、ITの実装にシームレスに繋ぐことができる等の夢に近づきます。完全性にかけてはこれまでにない、素晴らしい表記法だと言えます。
一方で、IT実装に連携できるよう正しく表記するには一定の習熟が必要です。BPMNを元にしたワークフロー実装ツールは高価ですし、顧客が自分でBPMNを描けないことにつけ込んで、教育や代筆で儲けようとする風潮もあり、早急に飛びつくのは注意が必要です。BPMNで描きましたという業務フローをお客様に見せて頂くと、長方形が線で繋いであるだけの絵をよくお見かけしますが、それでは前述の100年前のフローチャートの方が情報量は多いということになり、BPMNを活かしているとは言えません
1980年代にドイツで考案され欧州を中心に広まった表記法。ERPで有名なSAPの普及期に、そのリファレンスモデルを表記するために使われていたため、古いSAPユーザーはご存知かもしれません。業務部門の方が純粋に業務プロセスを表記し、課題を議論することに特化しています。使う記号の種類が少なく、BPMNのようにIT知識を前提としないことが特徴です。
EPC図のイメージ (RanabaseではEPCを採用しています)
Ranabaseにおける業務フロー記号の凡例：
https://lp.ranabase.com/support/online-m/legend.html上図の通り、役割はレーンで区別し、時間軸は上から下に流れます。四角形の箱が「業務ステップ」、六角形の箱が「イベント」と言い、業務ステップの開始条件を表します。業務を開始する条件を明確に表記することが “Event driven process chain”という名の由来です。ITと違って人のプロセスは何をトリガーにして開始するのかが曖昧です。だからこそ、「あなたが思う開始条件を書きなさい」という所がミソになります。曖昧なのであれば、まずは「〇〇を開始すべきだと気づいた」と書きましょう。「それはどういう場合なのか?」と、改善の議論が自然に生まれてきます。また、EPCでは各業務ステップ毎に必ずインプットとアウトプットを書きなさいというルールになっています。「インプットやアウトプットがないとはどういうことか?」「それは仕事なんですか?」と、改善の議論が生まれます。
1枚の業務フローを描く際には、まずそのスコープ(始点と終点)を考えます。そして、その始点から終点までの間に登場する人(役割)を想定してレーンを用意します。あとは業務ステップをラフに置いてゆきます。EPCの場合はさらにイベントを各業務ステップの間に置き、開始条件を記述し、線で繋いでゆきます。最後に、各業務ステップに対するインプット、アウトプットを記載します。
慣れた方でも上から下まで一発で書けることはまずありません。描いてみてから、足りないステップや分岐に気づいたり、異なるパターンがあることに気づいたりします。多少の手戻りは厭わず、記述/修正を繰り返しましょう。また、事実がどうなのかわからないという事も多いと思います。その場合は仮説/妄想で大胆に描いておき、現場を知っている方にレビューしてもらいましょう。業務フローは一人で描いてしまっておくものではありません。社内のより多くの人に叩かれれば叩かれるほど、価値が上がってゆきます。
1. 業務ステップと
イベントの記述
2. 分岐と合流の表現
3. イン/アウトと
利用システムの表現
業務プロセスの可視化と改善の進め方については、Ranabaseのサポートページ > オンラインマニュアル > 進め方(動画解説)で、より詳細に解説していますので是非ご覧ください。
Ranabaseオンラインマニュアル：
業務改善に際して業務フローを描く目的は、大まかに分類すると1. 現状把握/課題抽出、2. To-Beの設計/システム導入、3. 実現されたTo-Beの運用/評価 にあると言えます。
いずれのシーンにおいても業務フローというビジュアルな可視化手段を使わないと、文字だけでは限界があり、誤解や抜け漏れが生まれてしまいます。業務フローを活用するメリットをいくつか挙げてみましょう。
Qフローチャートとは？ 業務フローとは？
「行動」や「判断」を1ステップ毎に図式化し、物事の進め方や考え方を流れ図として構造的に表した絵をフローチャートと呼びます。その内、業務プロセスを対象にしたフローチャートのことを「業務フロー」と呼びます。
Qフローチャートや業務フローの正しい書き方は？
いくつかの表記法がありますが、それぞれに定められた記号の意味を理解し、適切に使い分ける必要があります。また、物事の進め方の順序性が妥当か、分岐パターンが抜け漏れなく描かれているかといったポイントが押さえられていると、良い業務フローになります。
Qフローチャートや業務フローを作るメリットは？
作り手としては、物事の進め方を構造的に分解して検証することにより、属人的で曖昧だったノウハウを言語化する事ができ、改めてその妥当性を再認識したり、課題を見つけて改善する事ができる点にあります。読み手にとっては物事の進め方について、始めに全体像を俯瞰して把握しやすくなること、先人のノウハウに倣って効率的に実行できるようになること等が挙げられます。
Qフローチャート、業務フローの表記法の種類は？
汎用的なフローチャート表記法としては日本工業規格(JISX0121)が代表格、業務プロセスの可視化に特化したものとしてはNOMA方式、産能大式、BPMN、EPCなどがあります。
Qフローチャート、業務フロー作成ツールの相場はどのくらいですか？
無償のものから月額数万円の高価なものまで様々ですが、月額1000円前後が平均的です。
Q業務フロー作成ツールどれがおすすめですか？
フローチャートを描き誰かに見せたりディスカッションを行うといった行為を一度行えば済むという場合はパワーポイントや無償ツールで十分でしょう。一方、業務プロセスや意思決定の流れを可視化し、組織として継続的に改善や変更管理を行う必要がある場合はプロセスマネジメント専用ツールをお勧めします。Ranabaseはその中ではエントリークラスに位置付けられ、安価でちょうど良い機能を備えていますので初めての方にお勧めです。
Ranabaseは業務フローの表記法としては前述のEPCのみを採用しています。世間のその他のツールはより多くの表記法を採用し、どれでもいいですよという汎用性を売りにしていますが、Ranabaseは敢えて一つに絞り、お客様が使い方に迷ったり、部署毎に異なる表記法を採用することを防ぎます。EPCはドイツ発祥ということもあり、ドイツ銀行、ドイツテレコム、ほぼ全てのドイツ車メーカー、シーメンス等に採用されていますので、どうかご安心を。
この表記法に乗って頂けるなら、Ranabaseは前述の活用シーンを想定し、それぞれのメリットを享受できるように各種機能を備えています。またツールだけではなく、これらのシーンにおける業務フローの作成方法や活用方法をマニュアルや教育コースとして発信しています。今後もアジャイル開発で機能強化を続けてゆく予定ですので、是非ご検討をお願い致します。
Ranabaseが役に立つ各種の活用シーン：
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